1.1 Registrierkassenprüfung
Bei gut 67% der überprüften Registrierkassen im abgelaufenen Jahr wurden Verstöße festgestellt und zur Anzeige gebracht. Diese reichen auf der Seite der Hardware von einem gänzlichen Fehlen einer Registrierkasseneinheit oder deren Nichtbenutzung bis zur mangelhaften technischen Voraussetzung (zB „ Registrierkassensicherheitseinrichtung derzeit nicht verbunden“). Besonderes Augenmerk gilt den Registrierkassenbelegen, die als Monatsbeleg ausgedruckt und aufbewahrt werden müssen sowie dem Jahresbeleg, der über die Belegcheck-App bis zum 15.2.2023 an das Finanzamt hochgeladen werden muss. Im Rahmen von Mystery Shopping und Beobachtung von Geschäftsvorgängen wird auf die Belegerteilungspflicht („Brauchen’s a Rechnung...“) besonders geachtet. Verstöße dieser Art stellen eine Finanzordnungswidrigkeit gem § 51 FinStrG dar und werden mit einer Geldstrafe von bis zu € 5.000 geahndet. In Österreich besteht weiters eine – allerdings sanktionslose - Belegannahmeverpflichtung für den Kunden.
1.2 Arbeitszeitaufzeichnungen sind Dreh- und Angelpunkt vieler Überprüfungen
Ähnlich wie das Fahrtenbuch sind die Arbeitszeitaufzeichnungen eine der wesentlichen Grundaufzeichnungen, die sich ein Prüfungsorgan vorlegen lässt. Feine säuberliche Excel-Listen stellen in der Regel bereits „bearbeitete“ Aufzeichnungen dar, die wegen der besseren Lesbarkeit und Verarbeitung in der Lohnverrechnung angefertigt werden. Aber ehrlich, wie viele Bauarbeiter führen tatsächlich am Ende eines Arbeitstages ihre Stundenaufzeichnung elektronisch? Ist es nicht vielmehr der Vorarbeiter oder eine Bürokraft? Als Grundaufzeichnung gelten Arbeitszeitaufzeichnungen, die taggenau und nachvollziehbar sind und nicht als Aggregation oder Übertrag in eine Excelliste geführt werden. Dabei besteht im Falle der Übernahme der Aufzeichnungsarbeit durch den Arbeitgeber eine monatliche Kontrollpflicht des Arbeitnehmers, welche auch zu dokumentieren ist.
Bei lückenhaften, nicht nachvollziehbaren oder gänzlich fehlenden Grundaufzeichnungen kommt es nach dem Arbeitszeitgesetz zur kumulativen Strafwirkung. Das bedeutet einen Strafrahmen bei leichter Übertretung von € 72 bis € 1.815 je Dienstnehmer.
Hinzukommen können dann noch eine Finanzordnungswidrigkeit und gegebenenfalls der Verlust der Kurzarbeitsförderung.
TIPP: Es empfiehlt sich, den Grundaufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit erhöhte Aufmerksamkeit zu schenken.
1.3 COVID-19-Förderprüfung – nachträgliche Prüfung durch die Finanzverwaltung
Das COVID-19-Förderungsprüfungsgesetz (CFPG) sieht eine nachträgliche Kontrolle von aufgrund der COVID-19-Pandemie gewährten Förderungen (zB Fixkostenzuschuss, Umsatzersatz, Ausfallsbonus, Verlustersatz oder Kurzarbeitsbeihilfe) vor. Mittlerweile finden immer mehr dieser nachträglichen Kontrollen durch die Finanzverwaltung im Zuge einer Außenprüfung, Nachschau oder begleitenden Kontrolle statt. Dabei werden die Finanzämter als Gutachter für die Förderstellen tätig und nicht in ihrer Funktion als Abgabenbehörde. Jedoch gelten für die Förderungsprüfung grundsätzlich dieselben Regelungen wie für „klassische“ Prüfungsmaßnahmen. Konkret bedeutet dies, dass für den Prüfungsgegenstand (Fördermaßnahme) ein Prüfungsauftrag zu erteilen ist. Zudem ist im Rahmen der Förderungsprüfung – wie bei allen abgabenrechtlichen Prüfungen – das Parteiengehör zu wahren sowie nach Beendigung der Prüfung über deren Ergebnis eine Schlussbesprechung abzuhalten. Zu dieser Schlussbesprechung ist der Abgabepflichtige, welcher die Förderung in Anspruch genommen hat, einzuladen. Aufgrund der sinngemäßen Teilanwendung der BAO ist sodann im Rahmen der Schlussbesprechung das von der Abgabenbehörde erstellte Gutachten dem Förderungswerber iSd Wahrung des Parteiengehörs vorzulegen. Weiters ist Einsicht zu gewähren und die Gelegenheit zur Stellungnahme einzuräumen. Über die Schlussbesprechung ist eine Niederschrift anzufertigen.
Grundsätzlich ist ein Prüfgutachten nur dann zu erstellen, wenn fehlerhafte Angaben (Zweifel an deren Richtigkeit) oder sonstige Umstände entdeckt worden sind, welche die Förderstelle zu einer zivilrechtlichen Rückforderung der Förderung oder strafrechtlichen Anzeige veranlassen könnten. Da jedoch ohnehin eine Schlussbesprechung stattzufinden hat, besteht der Anspruch des Förderungswerbers, dass in der Niederschrift zur Schlussbesprechung der Umstand, dass im Zuge der CFPG-Prüfung keine Feststellungen getroffen wurden, festgehalten wird. Dadurch wiederum wird die Rechtssicherheit des Abgabepflichtigen erhöht. Der Förderungswerber hat jedenfalls ein Recht darauf zu erfahren, ob es tatsächlich Feststellungen gibt. Die in Anspruch genommenen Förderungen sind somit in der Schlussbesprechung zu erörtern. Die Gutachtenserstellung ist kein Bescheid, gegen den ein Rechtsmittel eingebracht werden kann. Daher ist es besonders wichtig, alle Argumente, Sachverhaltselemente und Fakten bei der Schlussbesprechung vorzubringen und protokollieren zu lassen.
HINWEIS: Erfahrungsgemäß werden die erstellten Gutachten oftmals nicht dem Abgabepflichtigen zur Einsicht vorgelegt. Entscheidend ist jedoch, dass im Rahmen einer Förderungsprüfung das Recht des Förderungswerbers besteht, in das Gutachten Einsicht zu nehmen und in diesem Zusammenhang das Parteiengehör zu wahren.